「そろそろ紙のタイムカードをやめたい」と思っても、何から手をつければいいかわからない——そんな声をよく耳にします。この記事では、アプリへの切り替えを検討するときに事前に確認しておくべきポイントを整理します。
なぜ今、紙のタイムカードをやめる動きが加速しているのか
紙のタイムカードは長年使われてきた信頼性の高い仕組みですが、近年はいくつかの要因から見直しが進んでいます。
法令対応の問題 2019年の労働安全衛生法改正により、すべての企業に従業員の労働時間を「客観的な方法」で把握することが義務づけられました。紙のタイムカードは記入内容の改ざんが完全には防げないため、法令への対応として不十分とされるケースがあります。
集計コストの問題 月末に1枚ずつ手集計する作業は、従業員が増えるほど時間がかかります。計算ミスが発生した場合の修正作業も含めると、担当者の負担は想像以上に大きくなりがちです。
タイムカード機器のメンテナンス問題 打刻機の故障・インク切れ・用紙切れといったトラブルが起きると、その日の打刻が取れなくなります。機器が古くなると部品調達も難しくなります。
切り替え前に確認すべき5つのポイント
1. 従業員に個別のスマートフォンを使わせる必要があるか
アプリへの切り替えと聞くと、「従業員全員のスマートフォンにアプリをインストールさせる」イメージを持つ方が多いです。しかし、タブレット1台を受付や入口に据え置いて全員がそこで打刻するタイプのアプリであれば、従業員のスマートフォンは一切不要です。
紙のタイムカードと同じ感覚で「その端末に触れるだけ」という運用が実現できます。現場にITに不慣れなスタッフがいる場合や、個人端末の管理が難しい場合は、据え置きタブレット型のアプリを選ぶと移行がスムーズです。
2. 管理者だけで設定が完結するか
アプリによっては、従業員一人ひとりにログインIDを発行し、個別に設定させる必要があるものがあります。この作業は意外と手間がかかり、入れ替わりの多い職場では都度対応が発生します。
管理者がメンバーを登録するだけで運用が始まるアプリを選べば、新しいスタッフが入った日にすぐ打刻できる状態を作れます。
3. 人数が増えても費用が変わらないか
多くのクラウド勤怠システムは「1人あたり月額〇〇円」という従量課金です。パートやアルバイトが多い職場では、繁忙期に増員するたびに費用が上がります。
人数無制限の固定月額タイプであれば、採用人数が変動しても費用が一定で予算が立てやすくなります。
4. CSV・Excel出力に対応しているか
勤怠データをアプリで記録しても、給与計算は既存のソフトやExcelで行っているケースがほとんどです。CSV・Excel形式でエクスポートできるアプリを選べば、月末の集計作業をそのまま引き継げます。
出力形式が給与ソフトと合わない場合は手作業が発生するため、事前に確認が必要です。
5. データのバックアップはどうなっているか
端末が故障・紛失した場合に、勤怠データが失われるリスクがあります。iCloudやGoogleバックアップなどOSのバックアップ機能に対応しているアプリであれば、端末を変えてもデータを引き継げます。
移行のタイミングはいつがいいか
月初が最も移行しやすいです。月の途中で切り替えると、前半が紙・後半がアプリという分断が発生し、月末の集計が複雑になります。
また、30日間の無料トライアル期間があるアプリであれば、本格導入の前に実際の現場で試してから判断できます。
まとめ：切り替え前のチェックリスト
- 従業員に個別スマートフォンを使わせない運用ができるか
- 管理者だけで設定が完結するか
- 人数が増えても費用が変わらないか
- CSV・Excel形式でエクスポートできるか
- データのバックアップに対応しているか
- 無料トライアルで試せるか
Time Clock App は、据え置きタブレット型の勤怠アプリです。月額780円・人数無制限・端末数制限なし。管理者がメンバーを登録するだけで、その日から打刻を始められます。30日間の無料トライアルで、手持ちのタブレットからそのままお試しいただけます。
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